Setzen Veranstaltungen für die Medien ins Bild: Professionelle Fotografen bei der Arbeit Foto: Gero Breloer/dpa

In den letzten Jahren bin ich häufig gefragt worden, ob wir gute Presse- und Eventfotografen vermitteln können und was bei der Zusammenarbeit mit Fotografen zu beachten ist.

Ein Patentrezept für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ich natürlich nicht bieten, wohl aber einige Tipps, die helfen können, die Reibungsverluste zwischen den Eventveranstaltern, Pressesprechern und PR-Beratern einerseits und den Fotografen auf der anderen Seite zu minimieren. Ohne Anspruch auf Vollständigkeit habe ich eine Liste zusammengestellt. Gerne erweitere ich die Liste, falls ich etwas Wichtiges vergessen haben sollte.

13 Tipps zur Zusammenarbeit mit Presse- und Eventfotografen

1. Arbeiten Sie grundsätzlich mit Event- oder Pressefotografen zusammen, die über die notwendigen Fachkenntnisse verfügen und eine gewisse Ergebnissicherheit beim Fototermin garantieren. Wichtig ist das vor allem bei Events und PR-Terminen, die sich nicht wiederholen lassen.

2. Sagen Sie Ihren Fotografen in einem ausführlichen Briefing, was Sie erwarten und wozu die Fotos eingesetzt werden sollen. Wenn Sie die Fotos beispielsweise für Pressearbeit nutzen wollen, sollten Sie klarstellen, dass Sie PRessebilder wollen, keine Werbefotos! Authentizität ist dann gefragt, weil die Bilder im redaktionellen Umfeld veröffentlicht werden sollen. Dieser Hinweis ist wichtig, weil viele Fotografen zu Werbefotografen ausgebildet wurden und dazu neigen, zu glatte und schöne Bilder zu liefern.

3. Wählen Sie Fotografen nach deren speziellen Kenntnissen und Fertigkeiten aus. Portraitfotografie, Stillfotografie, Industriefotografie und Event-Fotografie erfordern recht unterschiedliche Fähigkeiten. Merken Sie sich die Namen von Fotografen, deren veröffentlichte Bilder Ihnen gefallen (-> siehe dazu auch Punkt 12 zur Urheberangabe bei Veröffentlichung).

4. Zu Events, Pressekonferenzen und Kongressen: Beauftragen Sie einen professionellen Fotografen, der regelmäßig Veranstaltungen fotografiert oder Erfahrung als Presse- oder Eventfotograf vorweisen kann. Bei auswärtigen Fototerminen (beispielsweise anlässlich von Messen) bietet es sich an, einen Eventbild-Service mit bundesweitem Fotografennetzwerk zu beauftragen oder Pressefotografen der örtlichen Zeitung zu kontaktieren.

5. Sorgen Sie dafür, dass die Fotografen günstige Arbeitsbedingungen (insbesondere Licht, Raumsituation) vorfinden. Falls die Location von sich aus keine guten Aufnahmebedingungen bietet, sollte der Aufbau von Hintergründen und Studioblitzanlagen eingeplant werden. Vermeiden Sie auch unnötigen Zeitdruck während des Fototermins.

6. Sehen Sie Ihre Fotografen als Partner für visuelle Kommunikation und nicht als “Belichtungs-Sklaven”! Binden Sie ihre Fotografen deshalb möglichst frühzeitig in die Planung Ihrer Veranstaltung ein. Nutzen Sie deren Expertise, Bildideen und visuelle Konzepte zu entwickeln. Sie werden dafür mit besseren Fotos belohnt.

7. Nehmen Sie sich Zeit für ein ausführliches Briefing! Je präziser Sie formulieren, was sie aussagen wollen und in welchem Kontext die Fotos eingesetzt/veröffentlicht werden sollen desto eher wird das Ergebnis Ihren Vorstellungen entsprechen.

8. Treffen Sie genaue Verabredungen über die Zuständigkeiten, die Erreichbarkeit, den genauen Zeitplan (einschließlich der Auslieferung der Bilder), zusätzliche Leistungen (wie zum Beispiel Bildoptimierung, und mediengerechte Beschriftung der Bilder).

9. Gute Eventfotos und PR-Bilder entstehen durch Zusammenarbeit von Eventmanagern bzw. PR-Verantwortlichen und den Fotografen. Laden Sie nicht die gesamte Verantwortung für das Gelingen Ihrer Fotoproduktion beim Fotografen ab.

10. Zahlen Sie ihren Fotografen ein angemessenes Honorar für Ihre Leistung. Gute Fotos gibt es in der Regel nur für gutes Geld! Berücksichtigen Sie bei der Kalkulation nicht nur an den Zeitaufwand für das Fotoshooting sondern auch für Leistungen wir Bildbearbeitung, Beschriftung und Auslieferung.

11. Vom Fotografen erwerben Sie bestimmte, häufig zeitlich oder auf den Verwendungszweck beschränkte, Nutzungsrechte an den Fotos. Halten Sie möglichst genau fest, für welche Medientypen (z.B. Print und/oder Internet)  und welche Kommunikationsformen (z.B. Pressearbeit, redaktionelle Eigennutzung oder klassische Werbung) die Bilder genutzt werden sollen. Die Verträge mit Ihren Fotografen sollten Sie dabei möglichst schriftlich fixieren.

12. Als Urheber haben Fotografen grundsätzlich das Recht auf Namensnennung. Übermitteln Sie den Fotografennamen deshalb in geeigneter Form (z.B. in der Autorenzeile des IPTC-Headers) an die Medien und andere Nutzer. Falls Sie den Fotografennamen nicht nennen oder am Bild veröffentlichen wollen, sollten Sie dies mit dem Fotografen vertraglich vereinbaren.

13. Auch Profi-Fotografen leben nicht vom Brot allein: Loben Sie das Werk, wenn Ihnen die Bilder gefallen!

Für uns in der PR ergeben sich daraus interessante Antworten auf die Fragen: Welche Inhalte sollten wir Medien zuliefern? Und über welche Kanäle können wir die Informationen bereit stellen?

An unserer Umfrage Ende letzten Jahres nahmen bundesweit 1.412 Journalisten aller Mediengattungen teil (Danke noch mal!). Was sie sagten und was dies für die Zulieferer auf PR-Seite bedeutet, hier in der Zusammenfassung:

Presseinformationen sind wertvoller, wenn sie weiterführendes Material mitliefern.

Drei Viertel der Journalisten sehen mehr Möglichkeiten zur Berichterstattung, wenn sie neben dem Text weitere Inhalte zur Verfügung haben. Aber welche Materialien brauchen Journalisten besonders?

85 Prozent der Journalisten wünschen sich Bilder.

Damit sind Bilder die wichtigste Ergänzung für Pressemitteilungen. Fast jeder Journalist hält sie für wichtig oder sehr wichtig. Weiterführende Links möchten 76 Prozent in Pressemitteilungen finden. Auf dem dritten Platz folgen Hintergrundinformationen als PDF, die 72 Prozent der Redakteure für wichtig oder sehr wichtig halten. Weiterhin: Infografiken (70%), Video-Beiträge (25%).

Fast jeder zweite Journalist nutzt täglich PR-Bilder.

Zwei Drittel der befragten Redakteure greift mindestens einmal wöchentlich zu Bildern, die Ihnen von Unternehmen oder PR-Agenturen angeliefert werden.

Journalisten goutieren zudem, wenn Pressestellen weiterführende Links in ihren Meldungen angeben oder PDF-Dokumente mit ausführlichem Hintergrund mitliefern: Über die Hälfte der Journalisten greift auf diese Informationen mindestens einmal wöchentlich zurück.

Nur ein Drittel der Journalisten geht täglich aktiv auf Unternehmenswebsites.

Journalisten suchen häufig nach Themen, nicht nach Unternehmen. Zwei Drittel der Redakteure steuern daher nur ab und zu Webauftritte von Unternehmen an. 10 Prozent der Redakteure nutzt weniger als einmal im Monat oder nie Firmen-Homepages zur Recherche. Stattdessen stoßen sie oft über andere Kanäle auf ihr Material.

Wo recherchieren Journalisten? Welcher Kanal ist der richtige für Presseinformationen?

Die Antwort: Der Mix macht’s! Je nach Gusto und Möglichkeit des Redakteurs recherchiert er oder sie in Suchmaschinen, schaut was per E-Mail rein kommt, nutzt das Redaktionssystem, Nachrichtenagenturen oder RSS. Und auch soziale Netzwerke sind inzwischen zum Recherchetool geworden.

Knapp die Hälfte der Journalisten recherchiert in sozialen Netzwerken.

41 Prozent der befragten Redakteure ist mindestens einmal wöchentlich in Social-Media-Diensten unterwegs, um dort nach Informationen zu suchen. Am häufigsten genutzt: Facebook, Youtube, Google+ und Twitter.

Welche Handlungsanweisungen ergeben sich aus der Umfrage für die Pressearbeit?

• Wann immer möglich, sollten Texte ergänzt werden: um Bilder, Hintergrundinfos, Videos etc.
• Material sollte so angeliefert werden, dass Journalisten es leicht finden und weiter verarbeiten können.
• Wenn Journalisten in sozialen Netzwerken recherchieren, sollten auch PR-Informationen dort verfügbar sein. (Das geht übrigens auch ohne eigenen Account bei Facebook, Twitter & Co.)
• Wenn Journalisten selten direkt auf Unternehmenswebsites kommen, sollten wir sie dorthin führen.
• Um alle Redakteure zu erreichen, sollten Presseinformationen auf verschiedenen Kanälen angeboten werden.

Alles in Handarbeit?

Dies alles bedarf mühevoller Handarbeit, wenn man’s selber macht. Oder man bedient sich eines Nachrichtennetzwerkes wie OTS. Mit OTS orientieren wir uns daran, was Journalisten brauchen und sich wünschen (darum machen wir auch Umfragen wie diese).

Viele Wege führen zum Journalisten. Darum bedient sich bei OTS jeder Empfänger auf dem Kanal, der ihm am liebsten ist: vom Nachrichtenticker, über E-Mail oder RSS bis hin zu Suchmaschinen, sozialen Netzwerken oder mobil. Jeder Text kann um Bilder, PDFs, Audio- oder Videodateien ergänzt werden, die angepasst an die redaktionellen Abläufe angeliefert werden. Jeder Kunde bekommt eine eigene Pressemappe im Presseportal, der größten Datenbank für Presseinformationen in Deutschland. Dort können Kunden u.a. Links auf ihre Homepage und ihre Online-Aktivitäten prominent bereitstellen, damit Journalisten dorthin finden. Das sieht dann zum Beispiel so aus.

Wer sich übrigens für das Rohmaterial der Umfrage interessiert, kann hier im PDF (1,6 MB) alle Fragen und Antworten im Detail einsehen.

Schöner Coup des ZDF: In Kombination mit Twitter erreicht eine schon halbwegs vergessene Sendung ohne Traumquoten Aufmerksamkeit und Beteiligung in einer wahrscheinlich neuen Zielgruppe.

Und wie geht’s weiter?

Heute bittet das ZDF via Twitter um “Eure Ideen und unsere Themen bei #berlindirekt am Sonntag um 19.10 Uhr”. Unter dem Link werden Themenvorschläge für die nächste Sendung am Sonntag diskutiert.

Ich bin gespannt, ob der hashtag #berlindirekt am Sonntag wieder durch die Decke gehen wird.

Das wichtigste unter den neuen Features ist die verbesserte Push Notification. Die Benachrichtigungen nutze ich als Kommunikationschef eines Medienunternehmens natürlich auch selber aktiv. Ich habe mit die OTS-Meldungen von wichtigen Verlagen, Fachdiensten und TV-Sendern bestellt. Auch die Pressemeldungen unserer Muttergesellschaft dpa gehören natürlich dazu. So bin ich jobmäßig immer aktuell informiert, was los ist in der Branche und kann an Hand der gepushten Headlines sofort erkennen, ob ich auch den Rest der Meldung lesen sollte.  Und weil ich  einfach wissen will, was in meiner Heimatstadt passiert, habe ich auch noch die Mitteilungen der Polizei Hamburg aktiviert. Mit dem neuesten Betriebssystem fügen sich die Benachrichtigungen der Presseportal-App sauber und elegant in den allgemeinen Mitteilungsstrom von Social Networks, Kalender oder SMS ein.

Natürlich wissen wir aber auch, dass wir noch einiges zu verbessern haben. Zum Beispiel eine Read-Later-Funktion. Und natürlich machen wir uns auch Gedanken über eine Android-Variante oder iPad-App. Ich bin sicher, dass wir noch die eine oder andere News zum Thema mobile PR im Laufe des Jahres vermelden werden.

Außerdem auf der Agenda heute im news aktuell-Bistro: Die Klassiker-Fragen nach Investitionen, Personal und Budgets. Wer bezahlt wie viel? Aber wir haben zum Beispiel auch diskutiert, wie lange das neue Berufsbild “Social Media Manager” wohl bestehen bleiben wird. In wenigen Jahren ist alles vielleicht schon wieder ganz anders. Auch über den geeigneten Umgang mit öffentlich geäußerter Kritik durch Kunden, Mitglieder oder Leser waren wir unterschiedlicher Meinung. Welche Tonalität ist die beste? Mich persönlich interessiert letztlich auch sehr, wie die Medien- und PR-Branche das Potential von Newcomern wie zum Beispiel dem sozialen Netzwerk Path einschätzt, dass es nur als App gibt. Fragen über Fragen, die man natürlich nicht alle komplett in einem einzigen Fragebogen unterbringen kann.

Sie sehen, wir sind mitten im Findungsprozess. Haben Sie nicht Lust mitzumachen? Was wollen Sie über die Branche wissen? Wo würden Sie gerne PR-Leute mit Journalisten vergleichen? Wir freuen uns auf Ihre Vorschläge!

(Und damit sich der eine oder andere nochmal ins Gedächtnis rufen kann, was der Social Media Trendmonitor eigentlich ist, hier einige Links auf die Ergebnisse des letzten Jahres. Mehr als 5.000 PR-Fachleute und Journalisten haben mitgemacht. Unser Partner bei den Umfragen ist die Hamburger Agentur Faktenkontor. Berichtsband, Video, Zusammenfassung, Kurz-Handout.

Aber was können wir lernen aus vergangenen Krisen? Welche Chancen und Risiken birgt die Krisenkommunikation in und mit sozialen Netzwerken? Wie sollte die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen, Medien und der Öffentlichkeit bestenfalls laufen? Hierzu tauschen sich auch dieses Jahr wieder Kommunikatoren, Journalisten und Juristen beim Krisenkommunikationsgipfel aus. Am 22. März treffen sich die Krisen-Experten an der Uni Köln. Namhafte Referenten u.a. von Siemens, Lufthansa, Sony, dem NDR, dem Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katrastrophenhilfe oder dem Landgericht Köln berichten aus der Praxis und zeigen ihr Vorgehen anhand von Fallbeispielen. Wer sich noch anmelden möchte, kann das hier tun.

Ausgerichtet wird der Gipfel vom Institut für Krisenforschung der Uni Kiel und dem Institut für Medien- und Kommunikationsrecht der Uni Köln. news aktuell ist Pressepartner. Und natürlich auch Partner, wenn es gilt, eine Krise zu kommunizieren. Wie man zum Beispiel bei Produktrückrufen vorgehen kann und welche Bedeutung dabei die Verteilung der Meldung und das Bereitstellen von Bildern hat, hat mein Kollege Frank Schleicher in seinem Blog aufgeschrieben.

Eine neue Version unserer Presseportal-App für iPhone ist jetzt im App Store verfügbar. Der Erfolg der App gibt uns Recht. Wir setzen weiter intensiv auf mobile PR. Unsere App wurde im letzten Jahr rund 50.000 Mal installiert. 40.000 User haben eine Push Notification eingerichtet und lassen sich individuell über neue Inhalte informieren. Auch die neue Version 2.1. hält viele neue Features bereit: Aktualisierung durch Runterziehen, Ergänzung der Benachrichtigungen durch Headlines und die Verknüpfung mit PDF-Readern.

Unsere App wird überwiegend von Journalisten und von Entscheidern der Kommunikationsbranche genutzt. Für beide Zielgruppen ist es oft von entscheidender Bedeutung, schnell und ohne Umwege informiert zu werden, wo immer man sich gerade aufhält. Das können Personalien sein, wichtige Kennzahlen aus Unternehmen, Informationen über Wettbewerber oder auch die Presseinformationen der lokalen Polizeibehörde. Deshalb haben wir den Push Notifications, also den automatischen Benachrichtigungen, in der neuen Version unsere besondere Aufmerksamkeit zukommen lassen.

Ab sofort verschickt unsere App nur noch Benachrichtigungen, die um die Headline der bestellten Presseinformation erweitert wurden. Das wurde von vielen Usern ausdrücklich gewünscht und macht Sinn. Jeder Nutzer, egal ob Journalist oder Kommunikator, kann mit unserer App frei entscheiden, von welcher Firma, Organisation oder Behörde er aktiv mit Mitteilungen beliefert werden möchte. So kann die Presseportal-App passgenau auf jedes individuelle Bedürfnis zugeschnitten werden. Schön zusammengefasst hat das Nutzer JanGünter:

“Gute App. Schnelle Benachrichtigung, kurz, knapp und prägnant!”

Unsere App bringt es jetzt in der Summe auf 4,5 von 5 möglichen Sternen. Danke für das tolle Feedback! Hier die neuen Features der App im Überblick:

1. Push Notifications optimiert: Auslieferung der Headline

2. Aktualisierung durch Herunterziehen der Nachrichtenliste

3. Öffnen von PDFs durch Verknüpfung mit anderen Apps

4. Navigationselemente für Übersicht Polizei-Dienststellen hinzugefügt

Ich freue mich auf Ihre Meinung hier im Blog oder natürlich auch direkt im App Store. Gerne lassen wir uns loben, aber wir sind auch auf Ihre Kritikpunkte und Ihre Anregungen angewiesen, um unsere App noch besser auf die Bedürfnisse von Journalisten und Kommunikatoren auszurichten. Danke!

Die Startseite des Eventbild-Portals von news aktuell

Ein neuer Fotoservice steht kurz vor der offiziellen Markteinführung: Mit der Produktion von Eventbildern und Unternehmensfotos geht news aktuell über die reine Distribution von PR-Bildern hinaus und kann dabei auf eine besondere Expertise in der visuellen Kommunikation zurückgreifen.

Schwerpunkt dieses Fotoservices ist die Dokumentation von Pressekonferenzen, Fototerminen, Kongressen, Messeauftritten und anderen Events. Wer eine Veranstaltung plant, kann diese Nebenaufgabe an unseren Eventbild-Service delegieren. Bei Bedarf vermitteln wir auch kurzfristig den passenden Fotografen für die jeweilige Aufgabenstellung. Nützlich ist das vor allem, wenn am Veranstaltungsort keine etablierten Kontakte zu Fotografen bestehen. Pressesprecher, Eventmanager und PR-Berater können mit dem Eventbild-Service ein bundesweites Netzwerk erfahrener Presse- und Eventfotografen nutzen.Das Eventfoto-Portal von news aktuell ist in der vergangenen Woche ans Netz gegangen. Diese vom Presseportal unabhängige Website ist die Schnittstelle zwischen unseren Kunden, dem Eventbild-Team und den Fotografen. Die während der Veranstaltung aufgenommenen Bilder werden über das Eventbild-Portal umgehend an die Auftraggeber ausgeliefert und können je nach Bedarf der Öffentlichkeit oder auch nur einem geschlossenen Nutzerkreis zugänglich gemacht werden. Wenn darüber hinaus auch die Medien und die breite Öffentlichkeit informiert werden sollen, ist im Rahmen besonderer Eventbild-Pakete auch die anschließende Verbreitung von Pressemitteilung und ausgewählten Bildern via Originaltextservice (OTS) bzw. OTS.Bild möglich.

Nachdem ich mehr als 11 Jahre lang für die Verbreitung von PR-Bildern über den Originalbildservice (seit Jahreswechsel “OTS.Bild”) verantwortlich war, habe ich als Produktmanager die spannende Aufgabe übernommen, den neuen Eventbild-Service von news aktuell aufzubauen. Ein dreiköpfiges Team wird sich demnächst ausschließlich auf den Verkauf sowie die Abwicklung von Fotoaufträgen konzentrieren.

Fotoproduktionen anlässlich von Events oder für die Pressearbeit können bereits jetzt über das Auftragsformular im Eventbild-Portal oder unter unseren Eventbild-Hotline 040 4113-32755 in Auftrag gegeben werden.

Hierzulande tue ich mich dann aber einigermaßen schwer, entsprechend gute Beispiele zu finden. Man kommt relativ schnell auf solche Knaller wie den Spot von Mustafa’s Gemüsekebap. Der Spot ist toll, aber eigentlich schon wieder zu gut und als ursprünglicher Kinospot kein wirklich passendes Beispiel. Andere Beispiele erinnern dann oft eher an Kinowerbung für Pizzaläden oder den Friseur um die Ecke.

Heute bin ich dann über die Facebookseite der Leica AG auf den Internetladen Robert White Photographic Ltd aufmerksam geworden. Die Kollegen nutzen ihren YouTube Kanal gezielt, um neue Produkte vorzustellen, zu bewerten und zu erklären. Ein Musterbeispiel dafür, wie es gehen kann. Der Zuschauer bekommt im wahrsten Sinne des Wortes ein Bild von dem Produkt und sieht sofort, dass der Verkäufer dahinter ein Experte ist.

Die Umsetzung scheint in Eigenregie zu erfolgen. Mitunter ist der Ton nicht 100-prozentig und das Bild etwas unscharf. Allerdings nie so, dass man als Zuschauer sich mit Grausen abwendet. Der Protagonist erklärt sein Angebot, in klaren Worten und offenbar überzeugt von dem, was er anbietet. Dabei ist er niemals marktschreierisch. Aus meiner Sicht ein Beispiel wie aus dem Lehrbuch.